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Vertretungs-Stufen trennen (Oberstufe, Mittelstufe, Unterstufe)

An vielen Waldorfschulen gibt es getrennte Vertretungs-Stufen typischerweise Unterstufe, Mittelstufe und Oberstufe und Lehrer sind nur in einer oder zwei dieser Stufen tätig. Beim Vertretungsplan soll dann eine Oberstufenstunde nur durch Oberstufenlehrer vertreten werden, eine Unterstufenstunde nur durch Unterstufenlehrer.

Waldorf 365 unterstützt das über Vertretungs-Stufen. Sie definieren pro Stufe einen benannten Eintrag und weisen ihn allen Klassen und allen Lehrern dieser Stufe zu. Im Vertretungsdialog und bei der automatischen Vertretungsermittlung werden dann bevorzugt Lehrer vorgeschlagen, die zur Stufe der zu vertretenden Klasse passen.

Die Sortier-Regel in zwei Sätzen

Lehrer ohne Vertretungs-Stufe — sind universell einsetzbar. Sie erscheinen für jede Klasse als regulärer Vertretungs-Vorschlag.
Lehrer mit einer oder mehreren Vertretungs-Stufen — erscheinen nur dann als regulärer Vorschlag, wenn die zu vertretende Klasse mindestens eine dieser Stufen ebenfalls trägt (entweder direkt oder über eine ihrer Gruppen geerbt). Andernfalls werden sie mit der Markierung falsche Stufe ans Ende der Liste verschoben wählbar bleiben sie weiterhin für den Fall, dass jemand aus einer anderen Stufe einspringen soll.

Solange überhaupt keine Vertretungs-Stufen angelegt sind, hat diese Regel keinerlei Auswirkung. Sie lässt sich also problemlos schrittweise einführen.

Einrichtung in drei Schritten

Im folgenden Beispiel richten wir die drei Stufen Unterstufe, Mittelstufe und Oberstufe ein. Schulen mit anderen Strukturen passen die Namen einfach an.

Diese Vorgänge benötigen Administrator-Rechte.

Sie können alle Schritte direkt in der Cloud erledigen:

Öffnen Sie in der Cloud die Einstellungen → Vertretungen.
Im Abschnitt Vertretungs-Stufen klicken Sie auf den Knopf Vertretungs-Stufen verwalten. Es öffnet sich ein Fenster mit drei Tabs: Stufen, Lehrer-Zuordnung, Klassen-Zuordnung.

Alternativ lassen sich die Stufen auch im Waldorf 365 Planer im Bereich Grunddaten → Spezialfälle anlegen, indem dort das Häkchen zwingende Vertretungs-Kategorie gesetzt wird. Im Cloud-Dialog erscheinen anschließend die im Planer erstellten Stufen zur Zuordnung.

1. Stufen anlegen

Im Tab Stufen:

Klicken Sie auf Neue Stufe.
Geben Sie einen Namen (z. B. Oberstufe) und ein kurzes Kürzel ein.
Bestätigen Sie mit Übernehmen.
Wiederholen Sie den Vorgang für Mittelstufe und Unterstufe.

Vorhandene Stufen lassen sich durch einen Klick auf die Tabellenzeile umbenennen oder löschen. Stufen, die zusätzlich andere Markierungen tragen (z. B. gleichzeitig Kalender-Kategorie sind), werden hier nur angezeigt Bearbeitung und Löschen sind dann gesperrt, weil das den anderen Kontext beeinflussen würde.

2. Klassen den Stufen zuweisen

Im Tab Klassen-Zuordnung finden Sie eine Tabelle mit allen Klassen und einer Spalte pro Stufe. Setzen Sie pro Klasse die zutreffenden Häkchen:

Klassen 1–4 → Häkchen bei Unterstufe
Klassen 5–8 → Häkchen bei Mittelstufe
Klassen 9–13 → Häkchen bei Oberstufe

Eine Klasse kann auch mehrere Stufen tragen, falls bei Ihnen die Übergänge fließend sind (siehe Übergangsklassen weiter unten).

3. Lehrer den Stufen zuweisen

Im Tab Lehrer-Zuordnung finden Sie analog eine Tabelle mit allen Lehrern und einer Spalte pro Stufe:

Reine Oberstufenlehrer bekommen ein Häkchen bei Oberstufe.
Reine Unterstufenlehrer bekommen ein Häkchen bei Unterstufe.
Wer in zwei Stufen tätig ist, bekommt einfach beide Häkchen (siehe Mehrere Stufen pro Lehrer).
Wer als universelle Vertretungskraft überall einsetzbar bleiben soll (z. B. Springer, Bereitschaftslehrer ohne feste Stufe), bekommt gar kein Häkchen.

Auswirkung im Vertretungsdialog

Erstellen Sie testweise eine Krankmeldung für einen Lehrer einer beliebigen Klasse und öffnen Sie den Vertretungsdialog. In der Lehrer-Liste stehen jetzt vorne:

Lehrer ohne Vertretungs-Stufe
Lehrer mit mindestens einer Stufe, die mit der Stufe der Klasse übereinstimmt.

Lehrer, deren Stufen nicht zur Klasse passen, werden ans Ende der Liste verschoben und mit der Markierung falsche Stufe versehen. Sie bleiben für Ausnahmefälle weiterhin auswählbar.

Sonderfälle und Zusammenhang

Mehrere Stufen pro Lehrer {#sonderfall-mehrere-stufen}

Lehrer, die in mehr als einer Stufe unterrichten z. B. eine Sprachlehrerin, die sowohl Mittelstufe als auch Oberstufe abdeckt erhalten alle zutreffenden Stufen. Die Sortier-Regel basiert auf einer Schnittmenge: solange auch nur eine ihrer Stufen mit der Stufe der zu vertretenden Klasse übereinstimmt, wird sie regulär vorgeschlagen.

Es ist ausdrücklich nicht nötig, eine eigene "Mittelstufe und Oberstufe"-Stufe anzulegen. Mehrere normale Stufen nebeneinander reichen aus.

Übergangsklassen {#sonderfall-uebergangsklassen}

Genau spiegelbildlich gilt: eine Klasse, die organisatorisch zwei Stufen angehört, bekommt beide Häkchen. Lehrer einer beliebigen dieser Stufen werden dann regulär als Vertretung angezeigt.

Vererbung über Gruppen

Die Sortier-Regel wertet immer die Stufen einer Klasse inklusive aller geerbten aus. Wenn Sie eine Klasse 8 in eine Gruppe 8a und 8b unterteilen, reicht es, die Mittelstufen- Zuordnung an der Klasse 8 zu setzen die Gruppen 8a und 8b übernehmen sie automatisch.

Umgekehrt funktioniert es nicht: eine Stufen-Zuordnung, die nur an der Gruppe 8a hängt, gilt nicht automatisch für die ganze Klasse 8.

Vertretungsbereitschaftsplan und Stufen

Wer den Vertretungsbereitschaftsplan nutzt, sollte beachten:

Der Spezialfall Vertretungsbereitschaft und die Vertretungs-Stufen (Oberstufe etc.) sind zwei unabhängige Mechanismen. Beide können kombiniert werden.
Wenn ein Bereitschaftslehrer nur für eine bestimmte Stufe bereit steht (z. B. "Oberstufen-Bereitschaft"), weisen Sie ihm die Stufe Oberstufe zusätzlich direkt am Lehrer zu nicht nur an seinem Bereitschaftsfach. Erst die Zuordnung am Lehrer-Objekt bringt ihn in die Sortier-Regel.
Bereitschaftslehrer ohne feste Stufe bekommen umgekehrt keine Stufen-Zuordnung am Lehrer und sind dadurch automatisch für alle Klassen einsetzbar.

Zusammenspiel mit Vertretungs-Faktoren

Vertretungs-Stufen entscheiden, ob ein Lehrer regulär oder als Ausnahme vorgeschlagen wird. Innerhalb beider Gruppen bestimmt zusätzlich die in den Einstellungen hinterlegte Gewichtung, wo er einsortiert wird (Hohlstunde vor freiem Tag, Tutor vor Fachfremdem usw.). Lesen Sie dazu auch die Kriterien der Vertretungswahl.

Wenn niemand aus der passenden Stufe verfügbar ist

Steht oben in der Liste kein Lehrer mit passender Stufe zur Verfügung (z. B. weil alle Oberstufenlehrer bereits andere Vertretungen übernommen haben), dann können Sie problemlos einen Lehrer aus dem unteren Listenabschnitt mit der Markierung falsche Stufe wählen. Der Eintrag funktioniert dann genauso wie ein regulärer Vorschlag die Markierung dient nur als sichtbarer Hinweis darauf, dass dieser Lehrer sonst nicht in dieser Stufe tätig ist.

Falls die gesamte Lehrer-Liste leer bleibt, hat das nichts mit den Vertretungs-Stufen zu tun, sondern bedeutet, dass schlicht überhaupt kein Lehrer für diese Stunde gefunden wurde prüfen Sie dann zunächst Stundenplan, Krankmeldungen und weitere Vertretungseinträge.

Beziehung zu anderen Mechanismen auf einen Blick

Mechanismus	Wirkung im Vertretungsdialog
Vertretungs-Stufe	unpassende Lehrer rutschen mit der Markierung "falsche Stufe" ans Listenende sie bleiben wählbar, sind aber als Ausnahme gekennzeichnet
Vertretungsbereitschaft	erhöht die Priorität in der Liste
Vertretungs-Faktoren / Gewichtung	bestimmt die Reihenfolge in der Liste
Fachliche Eignung & Klassenlehrerschaft	bestimmt die Reihenfolge in der Liste

Die Vertretungs-Stufe entscheidet, welche Lehrer als regulär passend gelten und oben in der Liste erscheinen. Innerhalb der jeweils oberen und unteren Hälfte legen dann die anderen Mechanismen die feinere Reihenfolge fest.