Waldorf 365 Cloud

Benachrichtigungen

Stichwörter: VertretungenVertretungsplanBenachrichtigungenKrankmeldungennachträglich Krankmeldung

Die Waldorf 365 Cloud Vertretungs-App kann automatisch Benachrichtigungen an Lehrer, Eltern oder Schüler versenden, wenn Vertretungen anstehen.

Der dreiphasige Ablauf

Um einen möglichst geordneten Ablauf zu gewährleisten, unterteilt die Software die Zeit bis zum Beginn der Vertretung in drei Phasen.

Krankmeldephase: Lehrer können sich bis zu einer festgelegten Deadline krankmelden.
Krankmelde-Deadline. Bis hierhin wurden Vertretungen automatisch verarbeitet. Dannach können sich Lehrer weiterhin krakmelden und das System erstellt weiterhin automatisch Vertretungen, aber die Vertretungsverantwortlichen müssen die Vertretungen manuell überprüfen und ggf. anpassen. Dem krankmeldenden Lehrer wird aus diesem Grund eine entsprechende Warnung angezeigt.
Überprüfungsphase: Die Vertretungsverantwortlichen überprüfen die automatisch erstellten Vertretungen und passen sie ggf. an.
Benachrichtigungs-Zeitpunkt: Das System versendet die Benachrichtigungen an die Vertretungslehrer.

Wir wollen diesen Ablauf einmal an einem konkreten Beispiel betrachten. Wie weiter unten erklärt wird, könen Sie die Phasen und die Zeitpunkte der Benachrichtigungen individuell anpassen.

Beispielhafter Ablauf

Alles biginnt mit der Krankmeldephase, bei der sich Lehrer bis zu einer festgelegten Deadline jederzeit im System krankmelden können.
Montag, 13 Uhr : Frau Früh meldet sich für eine Musikstunde am Dienstag um 8 Uhr krank. Das Programm trägt automatisch einen Vertretungslehrer, Herrn Fleißig, ein.
Da die Vertreungs-Verantwortliche, Frau Schlau, Benachrichtigungen über Krankmeldungen aktiviert hat, erhält sie eine Benachrichtigung über die Krankmeldung.
Montag, 18 Uhr: Krankmelde-Deadline.
Montag, 18 Uhr bis 19 Uhr : Überprüfungsphase: Die Vertretungslehrerin, Frau Schlau, überprüft den automatisch erstellten Vertretungsplan.
Sie möchte aus pädagogischen Gründen einen lustigeren Vertretungsplan haben und trägt statt dem automatisch ausgewählten Herr Fleißig Herrn Lustig als Vertretungslehrer für die Musikstunde ein.
Montag, 19 Uhr: Zeitpunkt für Versenden von Benachrichtigungen. Das Waldorf 365 Vertretungsprogramm versendet automatisch eine Benachrichtigung an Herrn Lustig, dass er am nächsten Tag die Musikstunde vertreten soll. Herr Lustig erhält eine E-Mail, weil er diese Benachrichtigungsform gewählt hat.
Montag, 22 Uhr: Nachträglicher Krankenfall. Herr Kopf bekommt starke Migräne und meldet sich für die Englischstunde am Dienstag um 9 Uhr krank. Das System trägt automatisch eine Vertretungslehrerin, Frau Eilig, ein.
Das Vertretungssystem von Waldorf 365 benachrichtigt automatisch Frau Eilig über die Vertretung. Frau Eilig hat Push-Benachrichtigungen eingestellt und erhält daher eine Benachrichtigung auf ihr Smartphone.
Erneut wird Frau Schlau benachrichtigt, dass es eine neue Krankmeldung gibt. Sie kann nun entscheiden, ob Sie die Vertretung so belässt oder anpasst.
Nachträglich Änderung einer Vertretung. Über alle nachträglichen Änderungen an Vertretungen werden die Betroffenen direkt benachrichtigt.
Montag 22:30 Uhr: Frau Schlau entscheidet sich, dass Frau Eilig die Englischstunde nicht vertreten soll, sondern die Vertretung von Herrn Fleißig übernommen wird. Das Vertretungssystem von Waldorf 365 benachrichtigt automatisch Herrn Fleißig über die neue Vertretung und Frau Eilig, dass Sie die Vertretung doch nicht übernehmen soll.
Montag, 23 Uhr: Herr Kopf trägt einen Arbeitsauftrag für die Englischs tunde am Dienstag um 9 Uhr ein. Das System benachrichtigt automatisch den jetzigen Vertretungslehrer Herr Fleißig über den Arbeitsauftrag.

Einstellungen

Sie können die Phasen und die Zeitpunkte der Benachrichtigungen individuell anpassen. Das folgende Bild beschreibt, wie Sie die Einstellungen vornehmen können.

Wählen Sie im Hauptmenü Einstellungen
Wählen Sie die Registerkarte Vertretunten.
Legen Sie die Deadline für das Eintragen von Vertretungen fest. Dannach sind Krankmeldungen weiterhin möglich, es wird aber eine Warnung angezeigt, dass die Vertretungen manuell überprüft werden müssen.
Legen Sie den Zeitpunkt für das Versenden von Benachrichtigungen fest. Zu diesem Zeitpunkt werden alle Vertretungen, die davor eingetragen wurden gesammelt versendet. Benachrichtigungen über Änderungen nach diesem Zeitpunkt werden sofort versendet.
Legen Sie fest, ob Schüler bzw. Eltern über die Schulgemeinschafts-App Benachrichtigungen über Vertretungen abonnieren können.
Legen Sie den Zeitpunkt für das Versenden der Info über Krankmeldungen ans Sekretariat fest. Zu diesem Zeitpunkt werden alle Vertretungen, die davor eingetragen wurden gesammelt versendet. Benachrichtigungen über Änderungen nach diesem Zeitpunkt werden sofort versendet.