Waldorf 365 Planer

Veränderungen in Waldorf 365 einpflegen

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Sie kenne sicherlich die Situation, dass es mitten im Jahr zu Veränderungen kommt. Ein Kollege wird krank und ein anderer übernimmt die Epoche. Oder ein Kollege kündigt, und muss im Stundenplan ersetzt werden etc. In diesem Artikel erfahren Sie, wie man diese Veränderungen am besten in Waldorf 365 abbildet. Wir betrachten dazu ein typisches Beispiel.

Herr Alt kündigt nach 8 Wochen und seine 2 Wochenstunden in Klasse 8 im Fach Handarbeit werden ab diesem Zeitpunkt zusätzlich von Frau Neu übernommen.

Man könnte einfach den Lehrer Herr Alt löschen und im Deputatsplan in den Handarbeitsstunden in Klasse 8 Frau Neu eintragen. Diese Änderung überträgt sich dann automatisch auf den Stundenplan und andere Systeme wie das Vertretungssystem oder das Klassenbuch in der Cloud, da diese Systeme die Kurse aus dem Deputatsplan übernehmen. Dadurch bilden diese Systeme nicht mehr den tatsächlichen Jahresverlauf ab. Wenn man nun zum Beispiel die Arbeitszeitdokumentation von Frau Neu berechnen lässt, wird eine falsche Ausgabe erzeugt, bei der Frau Neu von Anfang an die Stunden in Klasse 8 unterrichtet.

Den Stundenplan exakt abbilden

• Um den Stundenplan exakt abzubilden, müssen Sie zunächst einen neuen zweiten Handarbeitskurs für Klasse 8 anlegen und in diesem Frau Neu als Lehrerin eintragen.
• Der ursprüngliche Kurs mit Herr Alt bleibt dabei bestehen.
• Anschließend kopieren Sie den Stundenplan und legen für beide Stundenpläne die exakten Gültigkeiten fest. Der ursprüngliche Plan gilt für die ersten 8 Wochen, der kopierte Plan gilt ab der 9. Unterrichtswoche.
• Im kopierten Stundenplan löschen Sie die Karte mit Herrn Alt und setzen an diese Stelle die Karte mit Frau Neu.
• Auf diese Weise bilden das Vertretungssystem, der Schulkalender, das Klassenbuch und die Stundenpläne in der Cloud den exakten tatsächlichen Jahresverlauf ab.

Deputate und Gehalt exakt berechnen

• Durch das Hinzufügen des neuen Handarbeit-Kurses mit Frau Neu hat diese zwei zusätzliche Deputatsstunden erhalten. Dadurch muss auch ihr Gehalt geändert werden. Um diese Änderungen zu dokumentieren ist es wichtig vor der Änderung den Deputatsplan zu sichern. Dazu kann man zum Beispiel unter dem Menüpunkt Datei > Drucken im Bereich Deputate auf Lehrer-Datenblätter klicken und die Datenblätter abspeichern. Diese Datenblätter dokumentieren damit die Gehaltszahlungen in den ersten 8 Wochen.
• Druckt man sich nach der Änderung ein zweites Mal die Lehrer-Datenblätter aus, so ergibt sich daraus die Gehaltszahlung ab der 9. Woche.
• Bei diesem Verfahren erhält Frau Neu ab der 9. Woche 2 Deputatsstunden mehr bezahlt.

Es ist jedoch nicht immer sinnvoll, die Gehälter wochenweise oder monatsweise zu berechnen. Dies ergibt sich daraus, dass die Arbeitszeiten von Epochenlehrern stark schwanken können, man aber das Deputat und damit auch das Gehalt auf das Jahr rechnet. Um in diesem Sinne das Gehalt von Frau Neu aufs Jahr neu zu berechnen sind noch weitere Schritte nötig.

• Ein einfacher Weg könnte darin bestehen, das Deputat händisch auszurechnen: 2 Stunden, die in 43 von 51 Wochen unterrichtet werden, entsprechen einem Jahresdeputat von 2*43/51 = 1,69.
• Dieser Deputatswert kann in Waldorf 365 eingetragen werden: Klicken Sie dazu im Deputatsplan bei dem Handarbeitskurs von Frau Neu auf die Tabellenzelle in der Spalte Spezialfälle.
• Es wird ein Dialogfenster angezeigt. Tragen Sie den Wert unten als händisches Deputat ein und klicken Sie auf Übernehmen
• Auf diese Weise erhält man einen Deputatsplan, der für das ganze Jahr gültig bleibt.
• Wenn man dieses Verfahren wählt. Muss der Gehalt von Frau Neu rückwirkend neu berechnet werden. Dies sollte zum Beispiel mit DATEV leicht möglich sein. Sie erhält dann auch in den ersten 8 Wochen 1,69 Deputatsstunden mehr ausgezahlt.
• Hat man mehrere solche Änderungen, dann kann man alternativ statt einer händischen Änderung einen Spezialfall in den Grunddaten erstellen, welcher einen Deptuatsfaktor von 43/51 = 0,84 hat. Wenn man diesen Spezialfall dem Kurs von Frau Neu zuweist, erhält man das gleiche Resultat, nur etwas systematischer ohne die Verwendung von händischen Korrekturen. Diesen Spezialfall kann man auch als Marker für die automatische Stundenplanung verwenden.

Automatische Stundenplanung mit Änderungen

Will man aufgrund der Änderung einen neuen Stundenplan berechnen lassen, so ist noch ein weiterer Schritt nötig. Denn der Stundenplan-Algorithmus würde ohne weitere Angaben davon ausgehen, dass er in einem Stundenplan beide Kurse, den von Herrn Alt und den von Frau Neu unterbringen muss und würde damit doppelt so viel Handarbeit in Klasse 8 setzen.

• Der einfachste Weg besteht darin, im Stundenplan-Assistenten im 3. Schritt (Nur Teilplan erstellen?) auf Objekte ausschließen zu klicken und dann im Bereich Lehrer Herrn Alt auszuwählen. Damit werden alle seine Kurse bei der Stundenplan-Berechnung weggelassen.
• Ein systematischer Weg über Spezialfälle ist auch hier möglich. Erzeugen Sie dazu in den Grunddaten einen neuen Spezialfall, z. B. mit dem Namen "Nur erste 8 Wochen". Dieser Spezialfall muss keine besonderen Eigenschaften oder Werte haben. Er kann aber gleichzeitig mit einem Deputatsfaktor (wie oben beschrieben) verknüpft sein. Der Spezialfall dient hier nur als Marker. Weisen Sie den Spezialfall dem Kurs von Herr Alt zu und markieren Sie ihn damit. Klicken Sie bei der Stundenplan-Berechnung im Stundenplan-Assistenten im 3. Schritt (Nur Teilplan erstellen?) auf Objekte ausschließen und wählen Sie dann im Bereich Spezialfälle den neu erstellten Spezialfall aus. Der Kurs von Herr Alt wird damit bei der Stundenplanung weggelassen.

Manuelle Stundenplanung mit Änderungen

Auch für die manuelle Stundenplanung gibt es aufgrund der Lehrer-Änderung ein kleines Problem. Dadurch, dass Sie den Stundenplan kopiert haben, sind für jeden Kurs doppelt so viele Stunden vorhanden. Waldorf 365 glaubt damit zunächst, dass Sie zu viele Karten gesetzt haben.

Um dies zu korrigieren, gehen Sie im Bereich Stundenplan auf Plan erstellen, um die Liste der Stundenpläne anzuzeigen. Legen Sie dann in der Spalte Jahres-Anteil die Anteile fest. Es ist in diesem Fall am einfachsten dem alten Plan, der nur für 8 Wochen gültig war, den Anteil 0 zuzuweisen und dem neuen Plan mit Frau Neu den Anteil 1 zuzuteilen. Selbstverständlich ist es auch möglich, die exakten Anteile anzugeben. Man muss dabei darauf achten passend zu runden, sodass sich die Anteile addiert exakt 1 ergeben.

Gesamtlösung

Hat man viele derartige Änderungen auf einmal, so kann es in manchen Situationen sinnvoll sein, einfach das ganze Schuljahr zu kopieren und die Änderungen im kopierten Schuljahr durchzuführen. Schuljahre müssen nicht zwingend ein ganzes Jahr abdecken, sondern können nur einem Halbjahr oder anderen Jahres-Anteil entsprechen. Sie können auch einfach einem Testszenario entsprechen. Man kann in einem solchen fiktiven Schuljahr zum Beispiel neue pädagogische oder organisatorische Konzepte ausprobieren.

Durch das Anlegen eines neuen Schuljahres konserviert man den ursprünglichen Zustand exakt. Man erhält aber zugleich einen neuen Zustand, der nicht mehr mit den alten Daten verknüpft ist.